Intresseavvägning: elektronisk körjournal i [Företagets namn]s fordon

*Mall från Färdlogg. En intresseavvägning visar att ni har tänkt igenom varför behandlingen behövs och att den inte väger tyngre än förarnas integritet. Fyll i det som står inom hakparentes, ändra det som inte stämmer hos er och spara den ifyllda versionen – den ska kunna visas upp om Integritetsskyddsmyndigheten eller en förare frågar.*

Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD] Upprättad av: [namn, roll]

1. Vad behandlingen gäller

Fordon: [registreringsnummer / alla företagets fordon]. Förare: [antal, vilka grupper av anställda]. System: Färdlogg (Stark Link AB, personuppgiftsbiträde).

Uppgifter: resornas start och slut med tid och plats, körsträcka, mätarställning, position under resan, hastighet, förare, klassning som tjänst eller privat, ärende. [I förekommande fall: trängselskatt, tomgång, fordonets egna värden, larm vid zoner.]

2. Vilket intresse vi har

• Körjournal. Skatteverket kräver en körjournal för att godta att ett fordon inte används privat, eller för att beräkna förmånsvärdet. En körjournal som förs för hand är ofta ofullständig.
• Ersättningar och avgifter. Milersättning och trängselskatt ska fördelas rätt mellan tjänst och privat.
• [Planering. Att veta var fordonen finns för att kunna skicka närmaste fordon till en kund.]
• [Fordonens skick. Service i tid och upptäckt av fel innan de blir dyra.]

Intressena är berättigade: de följer av lag (skatte- och bokföringsregler) eller är vanliga, legitima behov i en verksamhet med fordon.

3. Är behandlingen nödvändig?

• Körjournalen kan inte föras med mindre uppgifter: Skatteverket kräver datum, mätarställning, ärende och förare för varje resa.
• Positionen under resan behövs för att räkna fram adresser och trängselskatt. För resor som märkts som privata visas vägen inte, och den raderas efter tio dagar; bara start, mål och sträcka finns kvar.
• [Funktioner vi har valt bort eftersom de inte behövs: …]

4. Förarnas intressen och förväntningar

• Föraren kan uppleva positionering som övervakning, särskilt utanför arbetstid.
• Fordonet [används / används inte] privat. [Om det används privat: den privata användningen är en del av förarens privatliv.]
• Förarna är [anställda / även inhyrda / även familjemedlemmar].

5. Åtgärder som minskar intrånget

• Förarna får skriftlig information innan enheten sätts i (Färdloggs mall "Information till förare").
• Privata resor kan märkas; vägen visas inte och raderas efter tio dagar.
• Endast [roller] har tillgång till uppgifterna. Revisorn får läsbehörighet.
• Uppgifterna används inte för att löpande bedöma hur förarna arbetar. [Hastighetsöverträdelser används för att ta upp trafiksäkerhet med föraren, inte som grund för disciplinära åtgärder utan samtal.]
• Körjournalen sparas i sju år enligt bokföringslagen; övrigt [gallras när det inte längre behövs].
• [Facket / skyddsombudet har informerats / förhandling enligt MBL har skett den …]

6. Bedömning

[Företagets namn]s intresse av en korrekt körjournal och [övriga intressen] väger tyngre än förarnas intresse av att inte få resorna registrerade, givet åtgärderna i punkt 5. Behandlingen sker med stöd av artikel 6.1 f dataskyddsförordningen, och för körjournalens del även 6.1 c.

Bedömningen ses över [årligen / när systemet eller användningen ändras].

Beslutad av: [namn, roll] Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]